Przejdź do głównej zawartości

Korzystanie z modułu Faktur

Moduł Faktur umożliwia wystawianie faktur sprzedażowych, rejestrację faktur kosztowych oraz śledzenie płatności.

Faktury sprzedażowe​

Wystawianie faktury​

  1. Przejdź do Faktury > Sprzedaż
  2. Kliknij Nowa faktura
  3. Wypełnij nagłówek:
    • Nabywca - wybierz klienta z listy
    • Data wystawienia - domyślnie dzisiaj
    • Termin płatności - obliczany automatycznie
    • Metoda płatności - przelew/gotówka/karta
  4. Dodaj pozycje:
    • Kliknij Dodaj pozycję
    • Wybierz produkt/usługę lub wpisz ręcznie
    • Podaj ilość i cenę
    • Wybierz stawkę VAT
  5. Sprawdź podsumowanie
  6. Kliknij Zapisz
Szybkie dodawanie pozycji

Zacznij pisać nazwę produktu - system podpowie pasujące pozycje z katalogu.

Numeracja faktur​

System automatycznie nadaje numery w formacie:

FV/2026/01/001

Gdzie:

  • FV - prefiks (konfigurowalne)
  • 2026 - rok
  • 01 - miesiąc
  • 001 - numer kolejny

Statusy faktury​

StatusKolorOpis
Draft⚪Wersja robocza, można edytować
Wystawiona🔵Faktura wystawiona, czeka na płatność
Częściowo zapłacona🟡Wpłynęła część kwoty
Zapłacona🟢Pełna płatność otrzymana
Przeterminowana🔴Przekroczony termin płatności
Anulowana⚫Faktura anulowana

Wystawianie faktury (finalizacja)​

  1. Otwórz fakturę w statusie Draft
  2. Sprawdź poprawność danych
  3. Kliknij Wystaw fakturę
  4. Potwierdź
Nieodwracalna operacja

Po wystawieniu faktury nie można jej edytować. Możesz tylko wystawić korektę.

Wysyłka faktury do klienta​

  1. Otwórz wystawioną fakturę
  2. Kliknij Wyślij > Email
  3. Sprawdź adres email odbiorcy
  4. Opcjonalnie dodaj wiadomość
  5. Kliknij Wyślij

Faktura zostanie wysłana jako załącznik PDF.

Drukowanie/PDF​

  1. Otwórz fakturę
  2. Kliknij Drukuj lub Pobierz PDF
  3. Wybierz szablon (jeśli masz kilka)
  4. Pobierz lub drukuj

Rejestracja płatności​

Ręczne rejestrowanie​

  1. Otwórz fakturę
  2. Przejdź do zakładki Płatności
  3. Kliknij Dodaj płatność
  4. Wprowadź:
    • Kwota
    • Data wpływu
    • Metoda płatności
    • Numer operacji (opcjonalnie)
  5. Zapisz

Płatność częściowa​

System obsługuje płatności częściowe:

  • Wprowadź kwotę mniejszą niż pozostała do zapłaty
  • Status zmieni się na Częściowo zapłacona
  • Pozostała kwota jest widoczna

Import wyciągów bankowych​

  1. Przejdź do Faktury > Import płatności
  2. Prześlij plik wyciągu (MT940, CSV)
  3. System dopasuje płatności do faktur
  4. Zweryfikuj dopasowania
  5. Potwierdź import

Faktury korekty​

Wystawianie korekty​

  1. Otwórz fakturę źródłową
  2. Kliknij Wystaw korektę
  3. Wybierz typ:
    • Korekta ilościowa - zmiana ilości
    • Korekta cenowa - zmiana ceny
    • Korekta całkowita - anulowanie całej faktury
  4. Wprowadź zmiany
  5. Podaj przyczynę korekty
  6. Wystaw

Numeracja korekt​

FV/2026/01/001/K1

Gdzie K1 oznacza pierwszą korektę do faktury.

Faktury kosztowe​

Dodawanie faktury zakupowej​

  1. Przejdź do Faktury > Koszty
  2. Kliknij Dodaj fakturę
  3. Wprowadź dane:
    • Dostawca - wybierz lub dodaj nowego
    • Numer faktury - numer od dostawcy
    • Data wystawienia i Data wpływu
    • Kategoria kosztów
  4. Dodaj pozycje
  5. Zapisz

OCR - automatyczne rozpoznawanie​

  1. Kliknij Dodaj z OCR
  2. Prześlij skan lub zdjęcie faktury
  3. System automatycznie odczyta:
    • Dane dostawcy
    • Numer i datę
    • Pozycje i kwoty
  4. Zweryfikuj odczytane dane
  5. Popraw jeśli potrzeba
  6. Zapisz
Jakość skanu

Dla najlepszych wyników OCR:

  • Używaj skanów min. 300 DPI
  • Upewnij się że tekst jest czytelny
  • Unikaj zdjęć pod kątem

Faktury cykliczne​

Tworzenie szablonu cyklicznego​

  1. Przejdź do Faktury > Cykliczne
  2. Kliknij Nowy szablon
  3. Skonfiguruj:
    • Szablon faktury (pozycje, kwoty)
    • Częstotliwość (miesięczna, kwartalna, roczna)
    • Data startu
    • Data zakończenia (opcjonalnie)
    • Czy automatycznie wystawiać
  4. Zapisz

Harmonogram​

System automatycznie:

  • Generuje faktury według harmonogramu
  • Wysyła powiadomienia o zbliżających się fakturach
  • Wystawia faktury (jeśli włączone auto-wystawianie)

Raporty finansowe​

Dostępne raporty​

  1. Zestawienie sprzedaży - faktury sprzedażowe per okres
  2. Zestawienie kosztów - faktury kosztowe per kategoria
  3. Należności - zaległe płatności od klientów
  4. Zobowiązania - niezapłacone faktury kosztowe
  5. VAT - rejestr VAT do deklaracji

Generowanie raportu​

  1. Przejdź do Faktury > Raporty
  2. Wybierz typ raportu
  3. Ustaw zakres dat
  4. Opcjonalnie filtruj (klient, kategoria)
  5. Kliknij Generuj
  6. Eksportuj do Excel/PDF

Integracje​

KSeF (Krajowy System e-Faktur)​

  1. Przejdź do Administracja > Integracje > KSeF
  2. Wprowadź token autoryzacyjny
  3. Skonfiguruj automatyczne wysyłanie

Faktury będą automatycznie wysyłane do KSeF po wystawieniu.

Księgowość​

Eksport do systemów księgowych:

  • Optima
  • Sage Symfonia
  • enova365
  • Format JPK

Wskazówki​

Skróty klawiszowe
  • Ctrl + N - nowa faktura
  • Ctrl + P - drukuj
  • Ctrl + S - zapisz
  • F2 - edytuj zaznaczoną pozycję
Duplikowanie faktury

Aby wystawić podobną fakturę:

  1. Otwórz istniejącą fakturę
  2. Kliknij ⋮ > Duplikuj
  3. Zmodyfikuj dane
  4. Wystaw
Przed wystawieniem

Zawsze sprawdź:

  • Poprawność danych nabywcy
  • Stawki VAT
  • Termin płatności
  • Numer konta bankowego

Następne kroki​